管理者代表職責及能力
管理者代表職責
管理者代表的作用是代表最高管理者對組織質量、環境、職業健康安全管理體系(qms、ems、ohsms)的建立、實施和保持進行策劃和管理。因此，管理者代表既是組織管理體系建立、實施和保持的領導者、策劃者，又是活動的組織者、推進者、還是效果的督查者、改進的決策者及處理各種關系的協調者。從某種意義上講，管理者代表作用發揮的好壞，直接決定著組織體系運行的成敗。
管理者代表的職責歸納起來有四項：一是確保按標準要求建立、實施和保持體系；二是確保向最高管理者報告體系業績和改進績效的需求；三是確保在整個組織內提高滿足法律法規、顧客、相關方要求的意識；四是負責體系有關事宜的外部聯絡。
在深刻理解標準各項要求內涵和實質的基礎上，管理者代表要充分結合本組織產品、生產、管理的特點和實際，抓好以下6個方面的策劃：
1、目標建立、展開和測量的策劃。應當注意以下幾點：突出重點，體現持續改進、預防為主的承諾；目標要盡可能量化、具體，可考核，可測量；在相關職能和各層次分解展開；定期考核，測量。
2、職能分配的策劃。根據體系標準各要素(求)的內涵，結合組織內部機構的設置和工作任務，將標準中各要素(求)利用矩陣表對應地分配到相關職能部門。一般而言，一個要素最好只有一個歸口部門，以避免“真空”和“重疊”、相互推諉、扯皮現象。《職能分配表》確定后，在各部門職責和權限中，對歸口要素必須有相應的描述，即用文字準確無誤地規定下來，避免《職能分配表》與文字描述相互不一致，接口不統一問題。
3、資源需求的策劃。要隨時了解、掌握體系建立、實施、改進過程中的資源配置情況，對缺口、“瓶頸”問題及時向最高管理者建議、報告，提出可行性方案。
4、建立必要的技術和管理作業文件的策劃。做好統籌策劃，確定編制/建立哪些必要的技術和管理作業文件，嚴格審查把關，發放到有關部門、崗位人員付諸實施，并定期組織評審。
5、重大改進活動/項目的策劃。如涉及質量、環境、職業健康安全方面的技術改進、技術改造、方針目標調整、管理職能變更、管理體系調整等活動/項目，管理者代表都應首先策劃一個或多個具體方案，報最高管理者批準后實施。
6、內審和管理評審的策劃。一般相鄰兩次評審的時間不得超過12個月。組織和督促職能部門做好前期準備工作，如內審員的培訓與組織，各部門輸入信息的提供，時間、地點的策劃，輸出結果處理的策劃等。
在內部審核的組織實施中，管理者代表首先要對內審計劃進行審查，包括內審員的資格與審核組的組成、時間及日程安排，審核部門與要素分配等；其次是組織或參加首、末次會議，樹立審核組的威信；三是關注審核進程，掌握審核動態，及時協調、解決審核中發生的問題；四是對審核中開出的不符合報告責成有關責任部門在規定期限內整改，對整改效果實施跟蹤驗證。
在管理評審的組織實施中，一是抓好前期準備，即按標準或程序文件的規定將需要輸入的內容及期限分別落實到有關職能部門，或委托歸口部門按期收集輸人資料，并進行匯總分析，特別是對各部門提出的改進建議的梳理匯總；二是組織召開管理評審會議，會議由最高管理者主持并最終作出管理評審結論和改進決定，但管理者代表應對體系運行的績效、存在問題和改進建議作總結(綜合)性發言；二是抓好后期改進措施實施的組織和效果跟蹤驗證/評價。
管理者代表還應對體系運行的重點過程進行監視和評價。
管理者的代表能力
為保證組織的管理體系持續改進，管理者代表要掌握第一手資料，進行必要的數據分析，發現其趨勢和規律，確定改進方向和措施。這些數據分析包括合同履行情況、供方供貨業績、關鍵特殊過程能力、產品一次交檢合格率、產品等級品率、顧客滿意度、顧客意見處理及時率和效率等，還要及時組織改進活動。
在工作方法上，管理者代表應注意4點：
1、了解現狀，掌握動態。要經常到管理體系的歸口部門或現場，了解組織內部管理體系的現狀，熟知運行動態，為正確策劃、決策掌握準確的第一于資料。
2、溝通疏導，落實職能。管理體系的建立、運行和改進，是一項系統工程，涉及到組織內各級各部門各崗位，要將這一系統工程中的各項職能、任務落實下去，必須加強與各級各部門的溝通、交流、疏導，做過細的工作，統一意志，統一行動，使人人各盡其責，按章辦事。
3、組織實施，監視評價。不失時機地對文件化體系及其實施的符合性、適宜性、充分性和有效性進行監視和評價，及時發現問題，解決問題，以保證體系持續、健康、有效運行。
4、善于分析，勤于改進。要及時對各方面的數據信息進行分析，從中找出某些規律、趨勢、動向、存在問題和潛在問題(隱患)，有針對性地采取糾正/預防/改進措施，不斷提高體系運行的符合性、適宜性、充分性和有效性。